在職場，開會是很經(jīng)常的事情，很多時候，有人會按時高效的完成會議，有人卻拖拖拉拉，一場會議總是不能按預(yù)定的時間結(jié)束。建筑設(shè)計人才網(wǎng)職場專家楊先生認為，開會也是涉及時間管理，讓會議時間縮短，也是讓會議更有成效。拖沓的會議，其實是對所有參會者時間的蔑視，同時，也會極大降低以后開會的熱情和效率。
1、設(shè)定一個專門的、詳細的日程安排
通常，會議會設(shè)定一個主題，希望交流都是有關(guān)這個主題的。這也導(dǎo)致了一場永遠不會結(jié)束的開放性討論。建議在會議開始前，準備一頁日程，上面有要討論項目的幾個簡單要點。最佳實踐是為一個公司或者部門創(chuàng)建一個會議日程模版。這樣一來，安排會議的任何人可以快速、用統(tǒng)一的模式創(chuàng)建一個會議日程。
在會議的開始，這個日程應(yīng)該被快速討論和認定。當(dāng)團隊的需要超過嚴格執(zhí)行日程的需要時，人們要有一定的靈活性來調(diào)整這個日程。每一個討論都要有一定的時間限制。你也會驚訝幾乎每次討論都在時間框架內(nèi)完成，因為人們會組織他們的談話，限制在被允許的時間范圍內(nèi)。
當(dāng)你在預(yù)定的時間結(jié)束前1-2分鐘，給一個提示。
2、只邀請你真正需要的人參加
你想象，如果一個會議要公司6個高層執(zhí)行者參加，將花費公司每小時上百美元。如果會上只有最多兩個人參與更多交流，那么大多數(shù)前等于扔到馬桶里。相應(yīng)地，沒有參與到交流的人會有嚴重的受挫感，并且生氣他們的時間被浪費。
建議在給會議做日程時，只是列上每個這個項目絕對需要參加的人。如果不是每個人需要參加所有日程討論，安排討論使他們可以和最有可能的人，允許他們名字不在其上的人離開。通過這樣的方法，他們將被激勵使自己的談話盡量縮短，也可以讓他們盡快返回工作。
3、創(chuàng)建一個結(jié)構(gòu)化的結(jié)束
很多時候人們?yōu)榱吮ＷC在規(guī)定時間內(nèi)完成既定動作，總是會將原訂的時間適當(dāng)縮短一些，因為他們知道人們總喜歡拖堂。
建議安排一種結(jié)束流程，在接近結(jié)束的時候，用一些有標(biāo)志性的問題來結(jié)束會議。比如，用一句話表述，你今天在這個會議的最大收獲是什么?用一句話，什么是你認為下次會議要討論的主題?用一個詞或者短語，描述你對這個會議有怎樣的感受?
通過設(shè)立這樣的結(jié)束架構(gòu)，你會對與會者心理設(shè)定一個會議結(jié)束的期望，包裝是簡單的。在一個團隊設(shè)置里，無論誰負責(zé)這個會議都能指導(dǎo)同樣的流程，并為將來的日程項目做筆記。要提早退席的人在離開之前，可以花兩分鐘進行分享。
建筑設(shè)計人才網(wǎng)楊先生表示，建立一個高效的會議不難，但是需要花一些規(guī)劃，愿意讓你的同事都參與。進行討論的最好時間是當(dāng)你在下次馬拉松會議上看到他們沮喪的表情。